Non esistendo in Italia un Ufficio Araldico per privati c'è la necessità di dar vita a forme di tutela private dello stemma personale o se vogliamo di famiglia. Il Registro Araldico Italiano è nato anche per questo motivo, ma non solo; infatti lo scopo di questa collezione è di pubblicizzare e rendere noti gli stemmi archiviati, in modo da facilitare la rapida identificazione di una famiglia, un ente, un'impresa o un ecclesiastico, attraverso la rappresentazione grafica del cognome, della denominazione, della sua storia o delle sue gesta. Quindi di diffondere l'araldica e un suo corretto uso nella società. Grazie al computer ed ad internet è stato quindi possibile realizzare questo archivio elettronico. Oltre agli stemmi di famiglia è possibile registrare anche gli stemmi storici, ecclesiastici, goliardici, di enti, commerciali e gli alberi genealogici. Non esistendo più leggi che riguardino la regolamentazione della materia araldico-nobiliare, i cittadini italiani sono liberi di usare gli elementi esterni di uno stemma come credono. Infatti elmi, supporti, corone o lambrecchini possono essere usati anche come elementi decorativi di uno scudo; tuttavia si sconsiglia di usare attributi grafici nobiliari se non si ha un titolo nobiliare. Sebastiano Pasquini
Oltre allo stemma è possibile registrare qualsiasi segno o marca di "distinzione" grafico, come badges, insegne, emblemi, cimieri, rebus, motti, bandiere, stendardi, pennoni, gonfaloni, guidoni, ex libris, livree, sigilli, decorazioni, distintivi, alberi genealogici o altri segni grafici di distinzione.
Per inserire il proprio albero genealogico o segno di distinzione nel Registro Araldico Italiano il petizionario dovrà inviare una formale richiesta, che potrà essere inviata per posta, email o riempiendo il modulo sul sito; alla richiesta di registrazione dovrà allegare l'autocertificazione e la liberatoria e potrà integrare la registrazione allegando anche uno statuto araldico.
Ai fini della registrazione degli stemmi è richiesta una sola arma o insegna, tuttavia i petizionari sono liberi di aggiungere tutti gli altri simboli che distinguono il richiedente.
Lo Studio Araldico Pasquini registrerà lo stemma già in possesso del petizionario, o uno ex novo sul Registro Araldico Italiano, e quindi rilascerà un certificato che attesti tutti gli estremi della registrazione che verrà inserita sul sito.
Il Registro per ora esiste solo come archivio con relativo sito internet, ma appena possibile sarà edita anche una pubblicazione cartacea; tutti i documenti concernenti le registrazioni saranno conservati nell'archivio dello studio, e quindi versati in un archivio di stato come "Fondo Registro Araldico Italiano"; il versamento sarà effettuato ogni due o tre anni con l'aggiunta delle nuove registrazioni. I dati sensibili alla tutela della privacy non saranno comunicati o divulgati a terzi e nè saranno versati in altri archivi tranne che in quello del curatore del registro.
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